第四章 会计凭证

　　第一节 会计凭证概述

　　一、会计凭证的概念

　　会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。

　　会计管理工作要求会计核算提供真实的会计资料，强调记录的经济业务必须有根有据。因此，任何企业、事业和行政单位，每发生一笔经济业务，都必须由执行或完成该项经济业务的有关人员取得或填制会计凭证，并在凭证上签名或盖章，以对凭证上所记载的内容负责。例如，购买商品、材料由供货方开出发票;支出款项由收款方开出收据;接收商品、材料入库要有收货单;发出商品要有发货单;发出材料要有领料单等。这些发票、收据、收据单、发货单、领料单都是会计凭证。

　　所有会计凭证都必须认真填制，同时还得经过财会部门严格审核，只有审核无误的会计凭证才能作为经济业务发生或完成的证明，才能作为登记账簿的依据。

　　二、会计凭证的作用

　　填制和审核会计凭证是会计核算方法之一，也是会计核算工作的基础。填制和审核会计凭证在经济管理中具有重要作用。

　　(一)为会计核算提供原始依据

　　任何经济业务发生都必须取得或填制会计凭证，如实地反映经济业务发生或完成情况。会计凭证上记载了经济业务发生的时间和内容，从而为会计核算提供了原始凭据，保证了会计核算的客观性与真实性，克服了主观随意性，使会计信息的质量得到了可靠保障。

　　(二)发挥会计监督作用

　　经济业务是否合法、合理，是否客观真实，在记账前都必须经过财会部门审核。通过审核会计凭证，可以充分发挥会计监督作用。通过检查每笔经济业务是否符合有关政策、法令、制度、计划和预算的规定，有无铺张浪费和违纪行为，从而促进各单位和经办人树立遵纪守法的观念，促使各单位建立健全各项规章制度，确保财产安全完整。

　　(三)加强岗位责任制

　　每一笔经济业务发生或完成都要填制和取得会计凭证，并由相关单位和人员在凭证上签名盖章，这样能促使经办人员严格按照规章制度办事。一旦出现问题，便于分清责任，及时采取措施，有利于岗位责任制的落实。

　　三、会计凭证的种类

　　经济业务的纷繁复杂决定了会计凭证是多种多样的。为了正确地使用和填制会计凭证，必须对会计凭证进行分类。会计凭证按照编制的程序和用途不同，分为原始凭证和记账凭证。

　　(一)原始凭证

　　原始凭证是在经济业务发生或完成时由相关人员取得或填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况并明确有关经济责任的一种原始凭据。任何经济业务发生都必须填制和取得原始凭证，原始凭证是会计核算的原始依据。

　　(二)记账凭证

　　记账凭证是财会部门根据审核无误的原始凭证进行归类、整理，记载经济业务简要内容，确定会计分录的会计凭证。记账凭证是登记会计账簿的直接依据。

第二节 原始凭证

　　一、原始凭证的基本内容

　　原始凭证是在经济业务发生或完成时由相关人员取得或填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况并明确有关经济责任的一种原始凭据。原始凭证是证明经济业务发生的原始依据，具有较强的法律效力，是一种很重要的会计凭证。

　　企业发生的经济业务纷繁复杂，反映其具体内容的原始凭证也品种繁多。虽然原始凭证反映经济业务的内容不同，但无论哪一种原始凭证，都应该说明有关经济业务的执行和完成情况，都应该明确有关经办人员和经办单位的经济责任。因此，各种原始凭证，尽管名称和格式不同，但都应该具备一些共同的基本内容。这些基本内容就是每一张原始凭证所应该具备的要素。原始凭证必须具备以下基本内容：

　　(一)原始凭证的名称;

　　(二)填制原始凭证的日期和凭证编号;

　　(三)接受凭证的单位名称;

　　(四)经济业务内容，如品名、数量、单价、金额大小写;

　　(五)填制原始凭证的单位名称和填制人姓名;

　　(六)经办人员的签名或盖章。

　　有些原始凭证，不仅要满足会计工作的需要，还应满足其他管理工作的需要。因此，在有些凭证上，除具备上述内容外，还应具备其他一些项目，如与业务有关的经济合同、结算方式、费用预算等，以更加完整、清晰地反映经济业务。

　　在实际工作中，各单位根据会计核算和管理的需要，可自行设计印制适合本单位需要的各种原始凭证。但是对于在一个地区范围内经常发生大量同类经济业务，应由各主管部门统一设计印制原始凭证。如银行统一印制的银行汇票、转账支票和现金支票等，由铁路部门统一印制的火车票，由税务部门统一印制的有税务登记的发票，财政部门统一印制的收款收据等。这样，不但可以使原始凭证的内容格式统一，便于加强监督管理。

　　二、原始凭证的种类

　　纷繁复杂的经济业务导致原始凭证的品种繁多，为了更好地认识和利用原始凭证，必须按照一定标准对原始凭证进行分类。原始凭证按照不同的分类标准，可以属于不同的种类。

　　(一)原始凭证按其来源不同分类

　　原始凭证按其来源不同分类，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。

　　外来原始凭证是在经济业务活动发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如增值税专用发票、非增值税及小规模纳税人的发票、铁路运输部门的火车票、由银行转来的结算凭证和对外支付款项时取得的收据等都是外来原始凭证。其格式如图表4-1所示。

　　××××专用发票

　　发票联 (2002)

　　付款单位： 支票号：

编号	商品名 称	规格	单位	数量	单价	金额
						百 十 万 千 百 十 元 角 分
小写金额合计
大写金额合计	佰 拾 万 仟 佰 元 角 分

　　收款单位(盖章) 开票人 年 月 日

　　自制原始凭证是指本单位内部具体经办业务的部门和人员，在执行或完成项经济业务时所填制的原始凭证。如“收料单”、“领料单”、“销货发票”、“产品入库单”、“工资结算表”等。其格式分别如图表4-2所示。

　　领料单

　　领料部门： 凭证编号：

　　用 途： 年 月 日 收料仓库：

材料编号	材料规格及名称	计量单位	数量		价格
			请领	实领	单价	金额（元）
备注					合计

　　记账 发料 审批 领料

　　产品入库单

　　凭证编号：

　　交库单位： 年 月 日 收料仓库：

产品编号	产品名称	规格	计量单位	交付数量	检验结果		实收 数量	单价	金额
					合格	不合格
备注							合计

 

(二)原始凭证按其填制方法不同分类

　　原始凭证按其填制方法不同分类，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证三种。

　　一次凭证是指一次填制完成的原始凭证。它反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务的内容。外来原始凭证一般均属一次凭证，自制原始凭证中大多数也是一次凭证。日常的原始凭证多属此类，如“现金收据”、“发货票”、“收料单”等。一次凭证能够清晰地反映经济业务活动情况，使用方便灵活，但数量较多。

　　累计凭证，是指在一张凭证上连续登记一定时期内不断重复发生的若干同类经济业务，直到期末才能填制完毕的原始凭证。累计凭证可以连续登记相同性质的经济业务，随时计算出累计数及结余数，期末按实际发生额记账。如“费用限额卡”、“限额领料单”等。“限额领料单”的格式如图表4-3所示。

　　限额领料单

　　领料部门： 凭证编号：

　　产品名称、号码： 年 月 日

　　计划产量 ： 单位消耗定额： 编号：

材料编号	材料名称	规格	计量单位	计划单位		领料限额	全月实用
							数量		金额
领料日期	请领数量	实发数量	领料人签章	发料人签章			限额结余
合计

　　供应部门负责人： 生产部门负责人： 仓库管理员：

　　汇总凭证，也叫原始凭证汇总表，是根据许多同类经济业务的原始凭证或会计核算资料定期加以汇总而重新编制的原始凭证。如“发出材料汇总表”、“差旅费报销单”等。汇总凭证既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。“发出材料汇总表”的格式如图表4—4所示。

　　发出材料汇总表

　　年 月 日

会计科目		领料部门	原材料	燃料	合计
生产成本	基本生产车间	一车间
		二车间
		小计
	辅助生产车间	供电车间
		供气车间
		小计
制造费用		一车间
		二车间
		小计
管理费用		行政部门
合计

　　财会负责人： 复核： 制表：

　　(三)原始凭证按用途不同分类

　　原始凭证按其用途不同分类，可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证三种。

　　通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如“罚款通知书”、“付款通知单”等。

　　执行凭证是用来证明某项经济业务发生或已经完成的原始凭证，如“销货发票”、“材料验收单”、“领料单”等。

　　计算凭证是指根据原始凭证和有关会计核算资料而编制的原始凭证。计算凭证一般是为了便于以后记账和了解各项数据来源和产生的情况而编制的。如“制造费用分配表”、“产品成本计算单”、“工资结算表”等。

　　(四)原始凭证按其格式不同分类

　　原始凭证按其格式不同分类，可以分为通用凭证和专用凭证两种。

　　通用凭证是指全国或某一地区、某一部门统一格式的原始凭证。如由银行统一印制的结算凭证、税务部门统一印制的发票等。

　　专用凭证是指一些单位具有特定内容、格式和专门用途的原始凭证。如高速公路通过费收据、养路费缴款单等。

　　以上是按不同的标志对原始凭证进行的分类。它们之间是相互依存密切联系的，有些原始凭证按照不同的分类标准分别属于不同的种类。如现金收据对出具收据的单位来说是自制原始凭证;面对接收收据的单位来说则是外来原始凭证;同时，它既是一次凭证，又是执行凭证，也是专用凭证。外来的凭证大多为一次凭证，计算凭证、累计凭证大多为自制原始凭证。

　　根据上述原始凭证的分类，归纳如图表4—5所示。

 

 

三、原始凭证的填制

　　填制原始凭证，要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。

　　由于各种凭证的内容和格式千差万别，因此，原始凭证的具体填制方法也不同。一般来说，自制原始凭证通常有三种形式。一是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填列，如根据实际领用的材料品名和数量填制领料单等;二是根据账簿记录对某项经济业务进行加工整理填列，如月末计算产品成本时，先要根据“制造费用”账户本月借方发生额填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用按照一定的分配标准分配到有关产品成本中去，然后再计算出某种产品的生产成本;三是根据若干张反映同类业务的原始凭证定期汇总填列，如发出材料汇总表。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的。它同自制原始凭证一样，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所必务的内容。

　　原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证