本章要点：

　　会计电算化法规制度

　　会计核算软件的基本要求

　　会计数据输入功能的基本要求

　　会计数据输出功能的基本要求

　　会计数据处理功能的基本要求

　　会计电算化岗位及其权限设置的要求

　　计算机替代手工记账的要求

　　电算化档案的基本要求

　　第一节 会计电算化法规制度

　　宏观管理是指国家或地区为保证会计电算化工作的顺利展开所制定的法律、法规和条例

　　微观管理指单位自身针对会计电算化工作而制定的管理办法、措施和制度

　　1994年6月，财政部正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》

　　1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》
第二节 会计核算软件的基本要求

　　根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：

　　1.会计核算软件应保证会计数据合法、真实、完整，有利于提高会计核算工作的效率

　　3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照

　　4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

　　7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能

　　9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
第三节 会计数据输入功能的基本要求

　　本节要点：

　　会计核算软件应当具备的初始化功能

　　会计核算软件的数据输入形式

　　对输入记账凭证功能的有关要求

　　对审核记账功能的有关要求

　　对需要输入原始凭证的要求

　　对处理外国货币核算业务的要求

　　主要内容

　　数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。

　　一、会计核算软件应当具备的初始化功能

　　5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

　　7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

　　二、会计核算软件的数据输入形式

　　会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。

　　三、对输入记账凭证功能的有关要求

　　1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。

　　2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

　　3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：

　　(1)正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。

　　(2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。

　　(3)正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。

　　(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。

　　(5)正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。

　　四、对审核记账凭证功能的有关要求

　　2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。

　　4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红定可用负号“—”表示。

　　五、对需要输入原始凭证的功能要求

　　会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等

　　输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改

　　六、对处理外国货币核算业务的要求

　　记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
第四节 会计数据输出功能的基本要求

　　本节要点：

　　会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能

　　会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能

　　会计核算软件输出数据的其他要求

　　主要内容：

　　会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式

　　查询和打印则是会计数据输出的最基本形式

　　一、会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能

　　二、会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能

　　会计软件应当提供机内记账凭证、机内原始凭证、会计账簿、会计报表的打印输出功能

　　4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代

　　6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。

　　三、会计核算软件输出数据的其他要求

　　1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能

　　2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能
第五节 会计数据处理功能的基本要求

　　本节要点：

　　对会计核算软件记账功能的基本要求

　　对会计核算软件结账功能的基本要求

　　对会计核算软件报表生成功能的基本要求

　　会计核算软件应具备的其他处理功能

　　主要内容：

　　会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面

　　一、 对会计核算软件记账功能的基本要求

　　1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。

　　3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记

　　二、对会计核算软件结账功能的基本要求

　　2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证(如折旧计提凭证等)是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账

　　4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

　　5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。

　　三、对会计核算软件报表生成功能的基本要求

　　按报送对象：外部报表和内部报表

　　按编制日期：月报、季报、年报

　　按编制单位：单位会计报表和汇总会计报表

　　按报表的结构：简单报表和复合报表

　　根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是必须编制的基本报表

　　四、会计核算软件应具备的其他处理功能
第六节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

　　本节要点：

　　会计电算化岗位的划分

　　会计电算化岗位责任制的基本内容

　　中小企业实行会计电算化的岗位设置

　　主要内容：

　　一、会计电算化岗位的划分

　　基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位

　　基本会计岗位既可以一人一岗，也可以一人多岗或一岗多人，但应当符合内容牵制制度的要求，如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。会计人员必须实行回避制度

　　大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：

　　1.电算主管：电算化主管可由会计主管兼任

　　2.软件操作

　　3.审核记账

　　4.电算维护

　　5.电算审查

　　6.数据分析

　　7.会计档案资料保管员

　　8.软件开发

　　上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位

　　会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

　　二、会计电算化岗位责任制的基本内容

　　建立会计电算化岗位责任制，按照“责权利相结合”的原则

　　1.电算主管的责任

　　2.软件操作员的责任

　　(5)注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码

　　(9)出纳人员应做到日清月结

　　3.审核记账员的责任

　　(2)将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。

　　(6)审核记账人员不得兼任出纳工作

　　4.电算维护员的责任。

　　(1)定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况

　　(2)应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障

　　6.电算审查员的责任

　　8.软件开发员的责任。

　　(3)软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。

　　三、中小企业实行会计电算化的岗位设置

　　实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需岗位，一人可以兼任多个工作岗位

　　五、遇到问题怎么办

　　1.会计软件选用不当

　　开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实施

　　1)咨询工作：向会计学会的电算化分会、会计师事务所、会计软件公司等咨询

　　2.认识和做法上的误区

　　把双轨并行工作放在单位开展会计电算化工作之前进行，而不是在此之后

　　手工方式下会计核算与计算机方式下会计核算的全部数据，都是试运行阶段必须保留的

　　3.难以建立严格的管理制度
第七节 计算机替代手工账的基本要求

　　本节要点：

　　替代手工账

　　替代手工账的条件

　　如何替代手工账

　　计算机与手工并行

　　遇到问题怎么办

　　主要内容：

　　一、替代手工账

　　替代手工账包括两个概念，即部分替代和全面替代手工记账

　　替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”

　　二、替代手工账的条件(一个前提三个条件)

　　一个大前提是：计算机与手工会计核算应该并行3个月以上

　　计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠;

　　打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全

　　三个条件：

　　1.配备了专用的或主要应用于会计核算的软硬件设备

　　2.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员

　　目前培训的三种形式：

　　财政部组织全国开展的初级、中级、高级培训

　　软件公司提供的针对购买的会计软件的培训

　　由企业自己组织的培训

　　3.建立相应的内部管理制度

　　包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度
第八节 会计电算化档案管理的基本要求

　　本节要点：

　　电算化会计档案管理的主要任务

　　电算化会计档案的内容

　　记账凭证的生成与管理

　　会计账簿、报表的生成与管理

　　电算化会计档案的保管

　　主要内容：

　　采用磁带保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　一、电算化会计档案管理的主要任务

　　二、电算化会计档案的内容

　　1)电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

　　2)会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据

　　3)采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表，具有磁性化和不可见的特点

　　4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序等，均应视同会计档案进行保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　三、记账凭证的生成与管理

　　收付款凭证应由出纳人员签名盖章

　　手工事先做好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理，在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可

　　四、会计账簿、报表的生成与管理

　　1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

　　3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

　　6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表，并