第三章　会计电算化基本要求
 
　　【本章考情分析】
　　本章主要涉及客观题型，单选、多选、判断。
　　本章属于重点章节。（结合第八、九章学习）
　　第一节　会计电算化法规制度

　　1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》再次以法律的形式规定“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。
　　1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。
第二节　会计核算软件的基本要求

　　一、会计核算软件的基本要求
　　根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：
　　1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。
　　2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
　　3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
　　4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
　　5.会计核算软件应当符合GB/T 19581-《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。
　　6.会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
　　7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
　　8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。
　　9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
　　此外，我们将分别就会计核算软件中，对会计数据的输入、处理和输出功能，以及其他方面的相关内容提出具体的要求。

　　二、会计数据输入功能的基本要求
　　数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。
　　（一）会计核算软件的数据输入形式
　　会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。
　　（二）对初始数据输入的基本要求
　　在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：
　　1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
　　2.输入需要在本期进行对账的未达账项。
　　3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。
　　4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。
　　5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
　　6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
　　7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。
　　（三）对记账凭证输入的基本要求
　　1.会计核算软件必须提供输入记账凭证的功能，输入内容包括：填制凭证日期、凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件张数等。
　　2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。
　　（四）对记账凭证的控制功能要求
　　会计核算软件应当提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度的规定：
　　1.正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复，如重复，予以提示并拒绝保存。
　　2.以编号形式输入会计科目的，自动显示该编号所对应的会计科目名称。
　　3.正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应提示并拒绝保存。
　　4.正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。
　　5.正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。
　　6.会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。
　　7.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。
　　8.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。
　　9.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。
　　10.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。

　　三、会计数据处理功能的基本要求
　　会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面，我们将分别对这三部分功能提出具体要求。
　　1.会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。
　　2.应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。
　　3.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
　　4.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。
　　5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。
　　6.会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。
　　7.应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。

　　四、会计数据输出功能的基本要求
　　1.应当具有对机内会计数据进行查询的功能。
　　2.应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内会计数据。
　　3.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。
　　4.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
　　5.对于业务量较少的账户，可以提供会计账簿的满页打印输出功能
第三节　会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

　　电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求，划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下电算化会计岗位：
　　（一）电算主管
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
　　（二）软件操作
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
　　（三）审核记账
负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。
　　（四）电算维护
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。该位岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，在大中型企业中，该岗位应由专职人员担任。维护员一般不进行会计数据的实际操作。
　　（五）电算审查
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。
　　（六）数据分析
负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，该岗位也可由主管会计兼任。
　　电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在符合内部控制原则的前提下交叉设置。各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。
　　会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
第四节　计算机替代手工记账的要求

　　四项基本条件：
　　1.配有适用的会计软件，计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠。
　　2.配有相应的计算机硬件设备。
　　3.配备相应的会计电算化工作人员。
　　建立起与会计电算化工作需要相适应的人员队伍，要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。
　　4.建立健全严格的内部管理制度。
　　会计电算化的内部管理制度主要包括岗位责任制、日常操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度，以及会计数据与软件管理制度等。
第五节　会计电算化档案的基本要求

　　1.采用电子计算机进行会计核算得到单位，应当保存打印的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
　　2.电算化会计档案应包括存储在计算机中的会计数据、备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
　　3.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。
　　4.会计电算化档案要严格按照财政部的规定，由专人负责。
　　5.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。
　　6.采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。
第六节　会计电算化的操作要求 

　　一、电算化会计核算基本流程 
　　电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。实际工作中，不同单位的电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同，在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。 
　　（一）编制记账凭证 
　　编制记账凭证可以采用以下几种方式： 
　　1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。 
　　2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 
　　3.由账务处理模块外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 
　　（二）凭证审核 
　　具有审核权限的会计人员审核已由他人输入计算机的记账凭证。 
　　（三）记账 
　　电算化会计核算流程