时间:2015-04-08 01:17:46
第四章 会计软件操作
第二节 账务处理模块基本操作
一、系统初始化
系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
（一）系统管理
1.功能
（1）账套管理
账套指的是一组相互关联的数据。
系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
（2）年度账管理
每个账套中可以存放不同年度的会计数据。
举例：ABC账套
2008年年度账、2009年年度账、2010年年度账
年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
（3）操作员及其权限管理
设置操作员
操作员权限分配
系统管理的操作流程：启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限
2.启动和注册系统管理
注册系统管理的两种身份：系统管理员（Admin）和账套 主管。
系统管理员（Admin）和账套主管的区别：
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。
3.设置操作员
设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。
4.建立账套
建立账套只能由系统管理员进行。
（1）设置账套信息：
账套号：账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。
账套名称：必须输入。
账套路径：系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。
启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。
会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定， 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。
（2）设置单位信息
（3）确定核算类型
本位币代码：“人民币”的代码为RMB.
本位币名称：用户必须输入。
账套主管：用户必须选择输入。
企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。
行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。“2007年新会计准则科目”是财政部2006年底推出的最新会计科目，一级科目编码为4位。
是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。
（4）确定分类信息
如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
（5）确定编码方案
为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。
编码规则由级次和级长两部分构成。
（6）设置数据精度
数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。
（7）系统启用
在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
5.设置操作员权限
操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。
只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。
操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。
（二）基础设置
基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。用友T3软件是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大。
基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案、和职员档案的设置；往来单位的设置包括包括客户档案、供应商档案的设置；财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。
3.设置客户档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。
4.设置供应商档案
企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。
5.设置外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由账簿初始化设置决定的。
6.设置会计科目
设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。
7.设置凭证类别
系统提供五种常用分类方式供用户选择：
（1）记账凭证；
（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；
（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；
（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
（5）自定义凭证类别。
凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。
8.输入期初余额
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额；若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。
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