时间:2011-12-23 16:53:33
会计档案管理
(一)会计档案的范围和种类
1.会计档案，指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。注意：财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。
(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证;
(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿，其他会计账簿;
(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;
(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
(二)会计档案的归档和移交
1.各单位每年形成的会计档案，都应由会计部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。
3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
【例题·单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由( )负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
A.会计机构
B.档案部门
C.人事部门
D.指定专人
[答案]A
4.会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
【例1-3-11】 审计人员在对某公司的会计报表进行审计时，为核实一项长期挂账的应付账款，需要查阅以前年度的会计资料，但该公司以会计资料已经归档、由专人保管为借口拒绝审计人员查阅。问该公司的理由是否充分?[解析]会计档案的本质就是保存备查的反映经济业务活动的重要史料和证据，是供将来必要时查阅的，因此，该公司以会计资料已经归档为借口拒绝审计人员查阅是不应该的。审计人中在审计过程中有权对被审计单位的会计资料进行审计，有权查阅会计档案，但是借阅会计档案时，应办理相应的借阅手续。
(三)会计档案的保管期限
会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五类，保管期限从会计年度终了后第一天算起。
(四)会计档案的销毁
1.编造会计档案销毁清册
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。
2.单位负责人签署意见——单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.专人负责监销
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人
【例题·单选题】武汉市财政局销毁保管期满的会计档案时，应由( )派人监销。
A.武汉市财政局会计处
B.湖北省财政厅
C.武汉市审计局
D.武汉市财政局监督处
[答案]C
4.不得销毁的会计档案
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁，等到项目办理竣工决算后按规定的交接手续交给项目的接受单位进行妥善保管。
【例1-3--12】 甲公司2004年度发生下列事项：
(1)3月档案科会同会计科对企业会计档案进行了清理，编造会计档案销毁清册，将保管期已满的会计档案按规定程序全部销毁，其中包括一些保管期满但尚未结清债权债务的原始凭证。
(2)5月，会计科在例行审核有关单据时，发现一张购买计算机的发票，其“金额”栏中的数字有更改理象，经查阅相关买卖合同、单据，确认更改后的金额数字是正确的，于是要求该发票的出具单位在发票“金额”栏更改之处加盖出具单位印章。之后，该公司予以接受并据此登记入账。
(3)10月，公司财务会计报告经主管财会工作的总会计师、会计科长签名并盖章后报出，公司董事长王 某未在财务会计报告上签章。
要求：
(1)该公司销毁会计档案是否符合规定?简要说明理由。
(2)该公司对购买计算机的发票的处理是否符合法律规定?说明理由。
(3)该公司董事长王 某是否应当在对外报出的财务会计报告上签名并盖章??简要说明理由。
[解析]
(1)该企业销毁会计档案中有违法之处。依据法律规定，对于保管期满但未结清的债权务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，所以，并非保管其满的会计档案一律销毁。
(2)该企业对购买计算机的发票的处理不符合法律规定。因为，法律规定，原始凭证记载的各项内容均不得涂改，原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章，原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。该企业购买计算机的发票是金额有错误，不能更正而应重开。
(3)应当签名并盖章。根据《会计法》的规定，单位负责人应当保正本单位财务会计报告真实、完整，单位负责人应当在财务会计报告上签名并盖章。
【例题·多选题】保管期满，不得销毁的会计档案有( )。
A.未结清的债权债务原始凭证
B.正在建设期间的建设单位的有关会计档案
C.超过保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证
D.银行存款余额调节表
[答案]ABC
[解析]对于保管期满但尚未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，有档案部门保管到未了事项完结为止，选项A、C属于这种情况。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。
【例题·判断题】保管期满但未结清的债权债务原始凭证，经单位负责人批准后可以销毁。( )
[答案]×
【例题·单选题】根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管的会计档案，其最长期限是( )
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
[答案]D
【例题·单选题】下列各项中，不属于会计档案的是( )
A.会计凭证
B.会计账簿
C.财务会计报告
D.单位营业执照
[答案]D
【例题·单选题】下列各项中，不属于会计档案的是( )
A.会计档案移交清册
B.会计档案保管清册
C.财务会计报告
D.年度工作计划
[答案]D
【例题·判断题】会计档案保管期限分为永久和定期两类，保管期限从会计年度终了后第一天算起。( )
[答案]√
【例题·多选题】下列各项中，属于会计档案的有( )
A.会计凭证
B.总账
C.日记账
D.会计报表
[答案]ABCD